…är fortfarande mitt favoritcitat från W. Edward Deming som är min stora förebild och mentor. Få managementutvecklare har lagt grunden till så många fundamentala teorier när det gäller organisationsutveckling och det bekymrar mig lite att få ledare arbetar och lever efter dem när de ganska enkelt kan få bra och hållbara resultat. Alla organisationer har ett ledningssystem men ytterst få av dem leder till den förbättring och utveckling av produkter/tjänster man säljer/erbjuder som det skulle kunna göra. I den forskning som W.E. Deming har publicerat visade på att 94 % av problemen i en organisation härstammar från systemfel och 6 % människorna. Den sk. 94/6 regeln betyder alltså att man inte kan lösa mer än 6 % av felen i en organisation om man inte söker efter systemfelen.
2. “Every system is perfectly designed to get the result it does”
Har man ett bra designat ledningssystem så kommer organisationen att kunna hantera såväl framgångar som motgångar på ett systematisk vis. Men det är just ordet design som är nyckeln. Har organisationen verkligen ett designat ledningssystem för att uppnå de resultat som man vill åstadkomma? Troligen inte. Med största sannolikhet har rutiner, metoder, modeller utvecklats och implementerats utan någon samordning eller tanke om att de måste hänga ihop annars får man inte det resultatet man vill ha oavsett om det handlar om kvalitet, effektivitet, kundnöjdhet, medarbetarhälsa och engagemang, ekonomi eller miljöpåverkan. Man kommer få det resultatet som systemet är designat för att ge så har man dålig kvalitet eller inte klarar ekonomi så har man inte rätt designat ledningssystem.
3. ”It`s not enough to do your best, you must now what to do, and then do your best”
Det är inte så ofta jag ser stora kvalitetsbrister i de arbetsmoment/aktiviteter som ingår i en process utan mest enklare ”flödesjusteringar” inom en verksamhet. De stora kvalitetsbristerna ligger oftast i övergångarna mellan arbetsmoment/aktiviteter och baserar sig på att det inte finns tydliga övergångar och överenskommelser om vad nr 1 ska lämna över till nr 2 av den enkla anledningen att det inte finns en etablerad process. En process som medarbetare och ledare som arbetar i processen tillsammans har utarbetat samt identifierat de kritiska överlämningspunkter och annat man behöver för att kunna göra ett bra jobb. Så för att kunna göra ett bra jobb måste varje medarbetare veta vad som gäller för att sen kunna göra sitt bästa. Här kan vi alltså finna en hel del förbättringsområden utifrån 94/6 regeln.
4. ”The workers is not the problem. The problem is at the top! Management”
6 % av kvalitetsbristerna handlade, enligt Deming, om resultat eller frånvaro av resultat pga. av människor. Varje år genomförs undersökningar och mätningar när det gäller arbetsmiljörelaterad ohälsa hos både arbetsgivare och myndigheter. Trots detta ökar både dödsrelaterade arbetsplatsolyckor samt kort och långtidssjukskrivningar pga. psykisk ohälsa.
Kan det vara så att vi har kramat ur den sista bloddroppen från stenen? Att vi har ”effektiviserat” bort så många människor i jakten på att budgeten ska hållas så våra verksamheter dvs. människorna som jobbar där håller på att gå under? Är vi blinda för vad det är som egentligen inte fungerar i vår organisation och bara går på det som kan åtgärdats för ett kortsiktigt resultat på sista raden?
Tack och lov har inte alla fallit så djup men många är farlig nära och några är där.
5. ”Without data you`re just another person with an opinion”
Självklart ska man besluta sig för vad som man som ledning på olika nivåer behöver övervaka och mäta men det är viktigt att man förstår vad man mäter eftersom mätningen kommer bara ge svar på den frågan man ställer. Tillbaka till punk 3. Om man inte gjort sin läxa så kommer inget att förändras. Samma ledningssystem ger samma resultat. Att omorganisera och dra ner på personal kommer inte ge några som helt bättre resultat över tid, förmodligen tvärt om.
6. ” You don´t know what you don`t know”
Det finns personer som jag som arbetar med att designa ledningssystem precis som det finns bilmekaniker, läkare, lärare m.fl. Många av oss stödjer vår arbetsmetod på standarder för kvalitet, arbetsmiljö, informationssäkerhet, miljö osv. Standarder som ger en vägledning i vad man ska tänka på både när man utvecklar ett ledningssystem men även hur man arbetar när man har ”designat” färdigt det. Standarden säger aldrig hur man ska arbeta i en viss fråga eller utföra en arbetsuppgift utan där samarbetar ledningssystemsutvecklaren med organisationen. Ledningssystemutvecklaren bidrar med sin system- och metodkompetens och verksamheten med kärnkompetensen. Man kan säga att vi hjälper er att bli ert bästa jag.
Anna Vesterberg, Grundare & Lednings- och verksamhetsutvecklingskonsult
2b FINE AB – Create sustainable People & Organizations
Vill du få information om hur vi kan hjälpa ditt företag med att designa ett hållbart ledningssystem?
