Alla organisationer har ett ledningssystem. Som ledning har man många olika områden att planera, leda, styra, följa upp och förbättra. Som hjälp för detta väljer många företag och organisationer att designa sina ledningssystem enligt internationella, ISO standarder för ett eller flera områden. Vissa för att minska kvalitetsbrister och öka kundnöjdhet genom att använda ISO 9001, ISO 45001 för att minska psykisk ohälsa och öka motivation och engagemang hos alla medarbetarkategorier och ISO 14001 för att minska sin och sina leverantörerna miljöpåverkan och bidra till hållbarutveckling. En del företag och organisationen väljer att ”bara” använda standarderna som stöd för effektivt ledningsarbete medan andra även väljer certifiera sig efter dem för att öka sin konkurrenskraft.
En standard, oavsett område, är som en checklista som kontinuerligt utvecklas av experter och den säger aldrig hur något ska utföras utan bara vad som ska och bör finnas på plats hos företaget. Detta gör att det finns en gemensam röd tråd och en viss likhet i struktur hos alla organisationer som väljer att tex arbeta efter ISO 9001 för kvalitet. Organisationen själv står för ”Hur”et dvs det beskriva arbetssättet som man bestämt sig att arbeta efter tex budgetprocess, rekryteringsprocessen, riskhantering men standarden ger, kan man säga, framgångsfaktorer, för att arbetet ska leda till att nå organisationens mål och leda till ständig förbättring.
Innehållet i standarderna utvecklas och uppdateras vart 5-7 år.
I den senast stora uppdateringen som var 2015 kom det bl a. ett nytt delkrav, kravet om att identifiera företagets/organisationens intressenter samt att identifiera deras behov och förväntningar för att värdera vilka av dessa som är betydande krav i nuläget eller som kan bli betydande krav längre fram.
Varför krav på intressentanalys och vad har det för värde för organisationen?
Intressenter kan tex. vara; kunder, medarbetare, myndigheter, media, konkurrenter eller leverantörer. Deras behov och förväntningar kan vara uttalade eller outtalade. De kan ha ett uttalat behov eller snabbt få ett nytt behov om något intressant dyker upp på marknaden. Några nyligen uttalat behov och krav som uppkom pga. teknisk utveckling är tillgänglighet av vårdtjänster på nätet. Med ny teknik gav det både patienter och vårdgivare möjlighet att kommunicera med varandra på ett helt nytt sätt. Snabbt blev ett tidigare outtalat behov av att få tag på en läkare eller psykolog inom ett par minuter ett starkt uttalat krav. Men alla kunder har inte samma behov och förväntningar. Inom en ”kundgrupp” kan det finnas många olika behov och förväntningar som ledningen behöver hantera för att inte förlora sina kunder till någon konkurrent som snabbare identifierat förändringennoch utvecklat sina produkter eller tjänster för kundens nya eller redan befintliga önskemål. Sedan förra året finns det nu en standard för innovation som en organisationer och företag kan använda som stöd i sitt arbete och integrera med ev. andra standarder man redan arbetar efter.
Intressentanalysen är inte en engångsaktivitet utan ett strategiskt arbetssätt för ledningen
Intressentanalysen är inte en engångsövning utan ett strategiskt arbetssätt för ledningen att med regelbundenhet och ett strukturerat sätt gå igenom sina befintliga och eventuella kommande intressenters behov och förväntningar samt vilka delar (processer/avdelningar/enheter) i organisationen som kan bli/blir berörda. Nästa steg är att låta de delarna göra en mer detaljerad analys av befintliga arbetssätt, produkter och tjänster för att kontinuerligt utveckla verksamheten så att den kan möta de nya kraven i tid. Intressentanalysen är alltså en viktig del i den mer strategiska verksamhetsutvecklingen.
Tyvärr är det många ledningar som fattar beslut om att arbeta efter en standard men ändå inte riktigt förstått (den positiva) konsekvensen av sitt beslut och leder inte sitt företag efter det ledningssystem som utvecklas. Hos många företag som jag kommer till har inte intressentanalysen gjorts av högsta ledningen utan av kvalitets-, miljöchef eller någon annan stödfunktion för att klara certifieringen och därmed har en mycket viktig pusselbit för ett effektivt ledningssystem åsidosatts.
Vill du veta mer om hur din organisation kan utvecklas inom ett eller flera områden av konsulter med lång yrkes och konsuterfarenhet?
Fyll i formuläret nedan så återkommer vi till er
