Intressentanalysens vikt vid strategisk och operativ utveckling av ledningssystemet

Alla organisationer har ett ledningssystem. Några väljer att designa sina ledningssystem enligt internationella, ISO standarder. Vissa för kvalitet 9001 andra för miljö 14 001 eller arbetsmiljö 45 001 och i vissa fall samtliga samt att även certifiera sig efter dem. En standard, oavsett område, är som en checklista som kontinuerligt utvecklas av experter och den säger aldrig hur något ska utföras utan bara vad som ska finnas på plats hos företaget. Detta gör att det finns en gemensam röd tråd och en viss likhet i struktur hos alla organisationer som väljer att tex arbeta efter ISO 9001 för kvalitet. Organisationen själv står för ”Hur”et dvs det beskriva arbetssättet som man bestämt sig att arbeta efter tex budgetprocess, rekryteringsprocessen, riskhantering.

Innehållet i standarderna utvecklas och uppdateras vart 5-7 år.
I den senast stora uppdateringen som var 2015 kom det bl a. ett nytt delkrav, kravet om att identifiera företagets/organisationens intressenter samt att identifiera deras behov och förväntningar för att värdera vilka av dessa som är betydande krav i nuläget eller som kan bli betydande krav längre fram.

Varför krav på intressentanalys och vad har det för värde för organisationen?
Intressenter kan tex. vara; kunder, medarbetare, myndigheter, media, konkurrenter eller leverantörer. Deras behov och förväntningar kan vara uttalade eller outtalade. De kan ha ett uttalat behov eller snabbt få ett nytt behov om något intressant dyker upp på marknaden. Ett nyligen uttalat behov som uppkom pga. teknisk utveckling är tillgänglighet av vårdtjänster på nätet. Med ny teknik gav det både patienter och vårdgivare möjlighet att kommunicera med varandra på ett helt nytt sätt. Snabbt blev ett tidigare outtalat behov av att få tag på en läkare eller psykolog inom ett par minuter ett starkt uttalat krav. Men alla kunder har inte samma behov och förväntningar. Inom en ”kundgrupp” kan det finnas många olika behov och förväntningar som ledningen behöver hantera för att inte förlora sina kunder till någon konkurrent som snabbare identifierat förändringennoch utvecklat sina produkter eller tjänster för kundens nya eller redan befintliga önskemål.

Intressentanalysen är inte en engångsövning utan ett strategiskt arbetssätt för ledningen
Intressentanalysen är inte en engångsövning utan ett strategiskt arbetssätt för ledningen att med regelbundenhet och ett strukturerat sätt gå igenom sina befintliga och eventuella kommande intressenters behov och förväntningar samt vilka delar (processer/avdelningar/enheter) i organisationen som kan bli/blir berörda. Nästa steg är att låta de delarna göra en mer detaljerad analys av befintliga arbetssätt, produkter och tjänster för att kontinuerligt utveckla verksamheten så att den kan möta de nya kraven i tid. Intressentanalysen är alltså en viktig del i den mer strategiska verksamhetsutvecklingen.

Tyvärr är det många ledningar som fattar beslut om att arbeta efter en standard men ändå inte riktigt förstått (den positiva) konsekvensen av sitt beslut och leder inte sitt företag efter det ledningssystem som utvecklas. Hos många företag som jag kommer till har inte intressentanalysen gjorts av högsta ledningen utan av kvalitets-, miljöchef eller någon annan stödfunktion för att klara certifieringen och därmed har en mycket viktig pusselbit för ett effektivt ledningssystem åsidosatts.

Lämna ett svar

E-postadressen publiceras inte. Obligatoriska fält är märkta *