Det händer allt som oftast att jag får höra historier om misslyckade processkartläggningsförsök. Man har i detalj beskrivit varje lite sak man gjorde vilket resulterar i att ingen orkar läsa de långa och mångsidiga dokumenten. Det händer också att jag får berättas om lyckade processkartläggningsprojekt i fina IT- system med hög delaktighet men som bara blev just en kartläggning och som ingen i verksamheten någonsin tittade på efteråt. Varför då? – Ingen förstod syftet och nyttan av det kontinuerliga arbetet med att prata om och utveckla processen.
Men varför ska man jobba med att beskriva processer egentligen? – Vi har ju avdelningar, divisioner, grupper som har tydliga uppdrag och mål.
Jag skulle vilja säga att i processen finns sanningen om man vet hur man ska leta och vad man ska leta efter oavsett om det handlar om kvalitet, arbetsmiljö eller ekonomi.
Processen finns alltid oavsett om vi har dokumenterat den eller inte. Vi levererar produkter eller tjänster till kunder som har behov av dem. Vi kan ha väldigt nöjda kunder men att ha en dålig intern process med kassationer, omarbetningar, stress och dålig arbetsmiljö.
Processer handlar om övergångar och överenskommelser
Det grundläggande syftet, som jag ser det, är att komma överens om vem som gör vad och i vilken ordning samt att leta efter behov av kontrollpunkter vid övergångar baserat på riskbedömningar och sannolikheter som i sin tur baseras på erfarenheter från tidigare händelser och avvikelser. Om man inte kommit överens om vilka kritiska övergångar baserat på riskbedömning det finns i en process finns det även en stor risk för allvarliga arbetsmiljörisker och i värsta fall dödliga skador.
Exempel
- Ett företag arbetar med att montera byggnadsställningar och i sitt kvalitetsarbete identifierar ett antal övergångar där man har behov att använda checklistor för att säkerställa att alla moment blivit korrekt utföra men inte går vidare och inte tar fram checklistorna efter processkartläggningen kan detta bli en stor arbetsmiljörisk för dem som ska arbeta på ställningen.
- Underhållsavdelningen har haft maskinunderhåll som inte är korrekt utfört. Det saknas checklista över vilka viktiga kontroller som ska genomföras när man anser att underhållsprocessen är avslutad. När ett arbetsteam ska påbörja sitt skift igen kan det leda till en stor risk och allvarliga arbetsmiljöskador som konsekvens.
Det finns hur många exempel som helst och det händer mycket skador och dödsfall på arbetsplatser och med patienter i vård och omsorg som skulle kunna förhindrats om processarbetet tagits på större allvar.
Det finns stora synergier att arbeta med kvalitet och arbetsmiljö tillsammans
Det finns stora skillnader i att arbetet med att minska kvalitetsbrister och öka kundnöjdheten mot att minska arbetsmiljörisker och förebygga ohälsa men jag skulle nog vilja säga att det finns att det finns mer likheter än skillnader.
Anna Vesterberg, grundare, konsult och utbildningsledare 2B FINE AB
Vill ni har hjälp med utveckling av er verksamhet. Kontakta oss
