Sedan början på 2000-talet började de digitala avvikelsehanteringssystemen sitt intåg på bred front. Tidigare var det med främst väldigt riskfyllda verksamheter som tex. oljeriggar, flygverksamhet som hade använt sig av metoden.
Nu skulle de bli struktur med ordning och reda och avvikelser som uppstod i verksamheterna skulle utredas och elimineras! Många miljoner har investerats i både privata och offentliga verksamheter. Men så här 20 år efter det breda införandet hur har det blivit? Minskar fel, brister, risker, arbetsolyckor, patientskador, dödsfall på arbetsplatsen eller i trafiken? Får vi bättre arbetsmiljö, nöjdare kunder, minskade kvalitetsbristkostnader eller någon av de effektmål som kanske var syftet med införandet. Tveksamt.
Exempel på ett normaltflöde som jag ser i stort sett varje vecka. En arbetstagare rapporterar in en avvikelse eller ett förbättringsförslag. Ger en mindre beskrivning av vad som har hänt och den eventuella direkta åtgärden man gjort. Det plingar till i närmsta chefs dator som när hen ser det läser och om det inte är direkt akut så stängs mailet och läggs i listan av många avvikelser som varken är utredda eller hanterade. I ett något bättre fall svarar chefen på avvikelsen men väljer att inte gå vidare med en utredning och avslutar avvikelsen. I många av de avvikelser jag granskat under åren där en chef har avslutat utan utredning har chefen inte fångat den riktiga avvikelsen och den konsekvens den faktiskt fått och vilken positiv effekt det fått för både den enheten som den uppstod i som för hela företaget.
Redan i grottan på Stenåldern förstod man vikten av att lösa problem och ta fram förslag gemensamt. Olika kompetenser med olika erfarenheter och arbetsuppgifter kom med förslag och sen utvärderade man. Ofta var förstås utvärderingen i form av att någon dött av ett giftigt bär eller något djur när ett vapen inte fungerade men ni förstår principen.
Fler hjärnor är bättre än en. För många år sedan när jag jobbade på SKR och var ansvarig för LEAN programmet för Kommuner och Landsting så träffade jag den äldre herre som i våra ögon var Toyotas utvecklingsdirektör i Japan. Vi pratade om problemlösning, ledarskap och delaktighet. En mycket vis man vars samtal jag ofta kommer tillbaka till när jag stöter på problem. En av de svar han hade på mycket var ”Why seek wisdom in one when you can seek wisdom in ten”.
Det är inte systemet utan arbetssättet som hjälper oss att bli bättre. Genom att låta arbetsgruppen där avvikelsen uppstår få komma med förslag på vilket sätt vi ska lösa den så kommer vi att få en högre delaktighet, nyttja varje individs reella kompetens som de har förskaffat sig både privat, på tidigare arbetsplatser och hos oss. Låt det ta lite produktionstid men det kommer generera massa engagemang som kommer betala tillbaka sig i forma av fler avvikelserapporter, minskade kvalitetsbrister och kostnader och en bättre och säkrare arbetsmiljö.
Ingen regel utan undantag och det gäller även mina reflektioner i detta inlägg så för alla er som inte jobbar så här- Grattis, bra jobbat! Jag har inget ont att säga om digitala eller manuella lösningar vad gäller avvikelsehantering utan det är arbetssättet i hanteringen av avvikelser detta inlägget riktar sig mot.
Anna Vesterberg
Vill ditt företag eller organisation ha hjälp med att utveckla ert arbetsätt med att hantera fel och brister?
Kontakta oss
